Akta szkodowe (zwane też „teczką szkodową”) to dokumentacja gromadzona przez ubezpieczyciela w celu realizacji ustawowego obowiązku likwidacji technicznej i merytorycznej szkody, a w konsekwencji wydania decyzji o przyjęciu lub odmowie przyjęcia odpowiedzialności za zdarzenie. Kwestie te reguluje m.in. Ustawa z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej. W związku z tym w aktach powinny znajdować się dokumenty służące do ustalenia przyczyn szkody, jej rozmiarów oraz ewentualnej odpowiedzialności i wysokości odszkodowania. Zawiera wszystkie istotne informacje dotyczące zdarzenia – np. fotografie, opisy, protokoły i kosztorysy, notatki pracowników TU i inne. Jej prowadzenie jest obowiązkową praktyką firm ubezpieczeniowych w procesie likwidacji szkody.
Poszkodowany lub ubezpieczony powinien mieć świadomość, że dostęp do tych informacji umożliwia mu weryfikację ustaleń ubezpieczyciela. Przejrzystość postępowania oraz pełna dokumentacja zwiększają szanse na zrozumienie toku działania TU a przez to podjęcie świadomej decyzji o dalszych działaniach np. weryfikacji zakresu uszkodzeń, wyliczonych kosztów naprawy czy ustalonej wartości rynkowej pojazdu. W tym zakresie nasi rzeczoznawcy oferują swoją pomoc na każdym z etapów tego procesu.
Dla właścicieli pojazdów i osób poszkodowanych akta szkody są najważniejszym źródłem informacji o przyczynach i okolicznościach zdarzenia oraz o decyzjach ubezpieczyciela dotyczących odszkodowania. Dzięki temu klient wie, jakie ustalenia poczyniono i jakie argumenty zostały uwzględnione w decyzji o wypłacie (lub odmowie wypłaty) świadczenia.
W teczce szkodowej znajdują się dokumenty związane bezpośrednio ze zgłoszonym zdarzeniem i jego skutkami. Należą do nich zazwyczaj:
Te materiały pomagają ubezpieczycielowi ocenić sytuację i podjąć świadomą decyzję w sprawie odpowiedzialności. Akta szkody mogą też zawierać korespondencję wewnętrzną i notatki likwidatora. Warto wiedzieć, że zakres dokumentacji może się różnić w zależności od charakteru szkody: inne dokumenty gromadzi się przy szkodzie komunikacyjnej, a inne np. przy kradzieży pojazdu. Takie materiały pomagają w pełniejszym zrozumieniu przebiegu zdarzenia i mogą być przydatne przy analizie roszczeń.
Osoba zgłaszająca szkodę – czy to właściciel pojazdu (ubezpieczający/ubezpieczony), czy poszkodowany, który zgłasza roszczenie – ma prawo do dostępu do akt szkody. Ubezpieczyciel jest zobowiązany udostępnić zainteresowanej osobie wszystkie dokumenty i informacje zgromadzone w celu ustalenia odpowiedzialności oraz wysokości wypłaconego lub należnego świadczenia. Prawo to wynika z przepisów o działalności ubezpieczeniowej oraz z zasady najwyższego zaufania między stronami umowy (tzw. contractus uberrimae fidei). Gwarantuje ono przejrzystość postępowania likwidacyjnego i równość stron – pozwala sprawdzić, czy szkoda została oceniona rzetelnie.
Uprawniona osoba lub poszkodowany może zażądać bezpośredniego wglądu w akta szkody u ubezpieczyciela, a także otrzymać kserokopie dokumentów na własny koszt. Na dzień dzisiejszy najczęściej akta szkodowe przechowywane są w formie elektronicznej a kopie akt szkodowych można uzyskać nawet w wiadomości email.
W praktyce oznacza to, że ubezpieczyciel nie może odmówić wglądu bez uzasadnionej przyczyny. Przepisy przewidują też możliwość otrzymania odpisów dokumentów – wystarczy złożyć prośbę o wyciąg z tych akt. Zarówno w przypadku ubezpieczonych, jak i poszkodowanych, ustawa nie ogranicza formy, w jakiej dokumenty mają być udostępniane. Praktyka rynkowa dopuszcza bezpośredni wgląd w siedzibie zakładu ubezpieczeń, przesłanie skanów drogą mailową, wydanie kopii papierowej pocztą lub w odbiorze osobistym.
W wielu firmach ubezpieczeniowych przesyłanie tych materiałów następuje drogą elektroniczną (uzyskanie takiej dokumentacji w tej formie jest co do zasady bezpłatne), co przyspiesza dostęp poszkodowanego do potrzebnych informacji. Wgląd w akta szkody pozwala klientowi poznać tok postępowania likwidacyjnego oraz ocenić prawidłowość decyzji o odszkodowaniu. W razie wątpliwości można wtedy doprecyzować informacje, uzupełnić brakujące dowody czy zgłosić zastrzeżenia do kosztorysu lub ocen technicznych.
Aby uzyskać dostęp do akt szkody, należy zwrócić się do ubezpieczyciela z prośbą o udostępnienie dokumentów zgromadzonych w sprawie danego zdarzenia. Najlepiej zrobić to na piśmie – można wysłać list polecony lub e-mail (jeśli kontakt elektroniczny jest dostępny), podając swoje dane, numer sprawy szkody z prośbą o udostępnienie akt szkody. Warto także wspomnieć, że zgodnie z prawem ma się prawo do wglądu w dokumenty likwidacyjne. Jeśli ubezpieczyciel udostępnia platformę online dla klientów, można złożyć wniosek przez jego stronę internetową (np. poprzez panel klienta), gdzie czasami można bezpośrednio pobrać skany akt szkody. Warto przypomnieć o prośbie potwierdzającej otrzymanie wniosku.
Temat: Wniosek o udostępnienie akt szkody nr [XXX/XX/2025]Szanowni Państwo,na podstawie art. 29 ust. 6 Ustawy z dnia 11 września 2005r. o o działalności ubezpieczenioweji reasekuracyjnej wnoszę o udostępnienie pełnej kopii akt szkody nr [XXX/XX/2025] powstałej w wyniku zdarzenia z dnia [dd-mm-rrrr].Proszę o przesłanie skanów dokumentacji (PDF) zwrotnie na ten adres e-mail.[Imię i nazwisko][Adres korespondencyjny / PESEL][nr tel. kontaktowego](Załącznik: pełnomocnictwo – jeśli dotyczy)
Prawo dostępu do akt nie jest zastrzeżone wyłącznie dla osoby fizycznej występującej w sprawie. Zarówno ubezpieczony, jak i poszkodowany mogą upoważnić inną osobę do działania w swoim imieniu. W przypadku przedsiębiorstw często rolę tę pełni broker ubezpieczeniowy, który działając na podstawie pełnomocnictwa kontaktuje się z ubezpieczycielem, wnioskuje o dokumenty, analizuje kosztorysy i negocjuje wysokość odszkodowania. Analogicznie, osoba prywatna może upoważnić do działania np. kancelarię odszkodowawczą lub pełnomocnika procesowego. W takim przypadku do wniosku o udostępnienie dokumentów należy załączyć stosowne pełnomocnictwo.
W przypadku wątpliwości co do oceny szkody warto skorzystać z pomocy rzeczoznawcy, który wspiera klientów poszkodowanych jak i inne podmioty rynku finansowego w kompleksowej analizie zdarzenia. W razie potrzeby rzeczoznawca doradzi też, jak dokumentować zdarzenie – np. jakie dodatkowe zdjęcia zebrać albo jakie informacje uzyskać od świadków. Rzeczoznawcy UNIVERSUM BV6 pomagają przygotować ekspertyzy techniczne, które precyzyjnie opisują uszkodzenia pojazdu lub maszyny, a także i ich przyczyny.
Jest to pomocne szczególnie w sporach o wypłatę świadczenia – solidne ekspertyzy mogą przekonać ubezpieczyciela do uznania wyższej kwoty odszkodowania lub ułatwić dochodzenie roszczeń na drodze sądowej.
